Ah ça je ne connaissais pas et c'est super pratique !..

Il est très difficile de demander de l'aide quand on pressent qu'il doit bien exister dans excel une fonction, un outil, une méthode ou un raccourci permettant de faire certaines choses mais qu'on n'a pas les mots (et forcément encore moins le nom excel de l'outil) pour demander cette aide.

Par exemple, il n'est pas intuitif de demander "comment fonctionne la mise en forme conditionnelle" quand on se demande juste "est-ce que je peux mettre automatiquement en évidence toutes les valeurs qui sortent du lot dans cette liste".

L'objectif de cette nouvelle rubrique est de présenter brièvement ces trucs dont on se dit après coup "dommage de ne pas avoir su cela plus tôt, j'aurais gagné du temps !" Le cas échéant, les liens vers les autres pages du sites, permettront au lecteur d'approfondir sa découverte de l'outil.

Les outils magiques d'excel

La pluspart de ces outils sont décrits  en détails dans la rubrique outils

L'appareil photo 

Comment garder facilement à l'oeil un tableau, un graphique situé sur une autre feuille ?
Sélectionnez la partie de feuille à surveiller, cliquez sur l'icone de l'appareil photo, le pourtour de la zone de sélection clignote alors. Changez de feuille et cliquez ou vou voulez. Vous obtenez une copie dynamique de votre première feuille qui est mise à jour en temps réel. C'est donc beaucoup plus qu'une photo !
Si vous voulez de la sorte surveiller un graphique, il ne faut pas sélectionner le graphique mais la zone de la feuille le contenant.
Si vous n'avez nulle part l'icone de l'appareil photo dans excel, ajoutez la sur votre barre d'outils.

... à suivre !

Les raccourcis claviers

Espaces et retours à la ligne pour faciliter la mise au point des fomules

Il est souvent difficile de décortiquer une formule compliquée, et encore plus de l'écrire sans se tromper. Savez vous que vous pouvez ajouter des espaces et des retours à la ligne pour vous aider ? Cela ne gêne pas du tout excel pour l'interpréter.
Pour les retours à la ligne, utilisez la combinaison alt+entrée quand vous êtes dans la barre de formule.

Par exemple la formule

=SOMMEPROD((factttc)*(ANNEE(datebanque)=ANNEE(AL$1))*(MOIS(datebanque)=MOIS(AL$1))*(codemat=5004)) 

peut tout aussi bien être écrite de la façon suivante :

=SOMMEPROD(
(factttc)
*(ANNEE(datebanque)=ANNEE(AL$1)  )
*(MOIS(datebanque)=MOIS(AL$1)  )
*(codemat=5004)  )

Dans excel 2007 et versions suivantes, vous pouvez ajuster l'espace réservé à la barre de formule pour visualiser ce genre de formule en entier.
Ajouter des espaces entre plusieurs parenthèses permet souvent d'éviter de s'y perdre !

... à suivre

Les touches F de fonction du clavier

F1	Affiche l'aide d'excel
F2	Passe en mode édition ce qui permet de modifier le contenu d'une cellule sans avoir besoin d'aller dans la barre de formule.  Si vous collez un texte comportant des retours à la ligne dans excel, en mode édition l'ensemble du contenu sera collé dans une seule cellule.
F3	permet de coller un nom  préalablement défini (insertion/nom/définir ou onglet formules/gestionnaire de noms)
F4	Répète la dernière action effectuée (équivalent de ctrl+Y mais sans avoir besoin de s'écarteler la main !)
F4	en mode saisie de formule, l'appui successif sur F4 bascule la saisie d'une référence relative en absolue puis en semie relative A1 => $A$1 =>A$1 =>$A1 =>A1...
F5	Affiche la fenêtre de dialogue "atteindre". Le premier écran vous permet de sélectionner les cellules référencées par un nom défini Le bouton "cellules" dans cette fenêtre vous permet de sélectionner les cellules répondant à certaines caractéristiques (cellules avec formule, avec format conditionnel...)

Collage spécial

Tout le monde (ou presque !) connait les commandes copier (ctrl+C) et coller (ctrl+V). Mais connaissez vous l'utilité de toutes les options du collage spécial ?
  

Coller avec liaison

la valeur collée dans la cellule est modifiée en même temps que la source initiale. 

Opération

Vous avez en A1:A10  des montants en dollars et vous voulez les convertir en euros. Ecrivez le taux de change (par exemple 1.4) dans une cellule, copiez la. Sélectionnez les cellules A1:A10, collage spécial/division. La nouvelle valeur apparait immédiatement sans avoir besoin de créer de colonne intermédiaire. Vous pouvez effacer la cellule contenant la valeur 1.4 après avoir terminé, ça ne changera pas les nouvelles valeurs.

Forcer excel à considérer le contenu d'une cellule comme un nombre.
Vous avez importé des données numériques depuis une autre application mais excel les voit comme du texte. Copiez une cellule vide. Collage spécial addition forcera Excel à les considérer comme des nombres.

Transposé

Copiez un tableau de 6 colonnes sur 3 lignes.  Sélectionnez une cellule sur votre feuille. Collage spécial/transposé colle vos données dans 6 colonnes sur 3 lignes. 

La feuille de calcul

Copier une formule dans toute une colonne tant qu'il y a des données en face

Pour recopier la formule en B1 jusqu'en B4, vous pouvez vous saisir du petit carré noir en bas à droite et tirer jusqu'en B4.
Mais vous pouvez aussi tout simplement double cliquer sur ce petit carré. Pratique quand la colonne est longue.
 

Ajuster en un double clic la largeur de colonne

Positionnez le curseur à droite de la lettre de colonne et double cliquez. Si vous avez sélectionné plusieurs colonnes, l'ajustement se produit sur chacune d'entre elles (pas forcément avec la même largeur).